Команда и приватность

Tacto следует за рабочим пространством Trello: команда видит время команды, посторонние — нет.

Кто что видит

• Участники доски из её рабочего пространства видят учёт на доске и в отчётах.
• Гости доски — люди на доске, которые не входят в её пространство, — видят в карточке только блок «Оценка», если она задана: ни Рабочего журнала, ни таймеров, ни записей, ни значков, ни кнопок. Админ может открыть учёт конкретному гостю — ниже.
• Зрители публичной доски, которых на ней нет, тоже не видят ничего.

Роли: админ и сотрудник

Каждый ведёт свои записи и видит отчёты по своим доскам. Админ рабочего пространства вдобавок:

• записывает время на коллег;
• видит в Аналитике раздел «Команда» и полный факт по оценкам, а в Истории — всё пространство;
• ведёт Финансы: клиентов, ставки и счета;
• делает наборы экспорта общими для всего пространства;
• открывает учёт гостям и делится досками пространства;
• задаёт правила учёта: обязательный комментарий и закрытые периоды;
• импортирует историю с часами других людей;
• назначает других админов.

Админы пространства в Trello — админы и в Tacto. Других можно назначить в Настройки → Админы — этот раздел, как и весь блок настроек пространства, видят только админы. На доске без рабочего пространства админ — админ доски.

Править и удалять запись может только тот, чьё это время, — даже админ чужие записи не меняет.

История правок

Вкладка Отчёты → История показывает, кто и когда добавил, изменил или удалил запись — с «было → стало», — а также оценки, переименования и перемещения карточек через ассистента, импорт, настройки и действия админов. Сотрудник видит свои действия и изменения своих записей и может восстановить удалённую запись в течение 30 дней. Админ видит всё пространство; добавление, правка и удаление записей старше недели помечены «задним числом», действия ИИ-ассистента — «ассистент». Подробнее о вкладке.

Как открыть учёт гостю

Работаете на доске с подрядчиком или клиентом? Админ пространства в Настройки → Гости включает переключатель у конкретного гостя — учёт откроется ему, как сотруднику. Поиск и фильтр «С доступом» помогают найти нужного.

Общий доступ ко всем доскам пространства

По умолчанию каждый видит только доски, на которых состоит, — как в самом Trello. Админ рабочего пространства может включить общий доступ в Настройки → Доступ к доскам: тогда все доски пространства с Tacto появятся в отчётах у всех его участников, даже у тех, кого на доску не приглашали.

Правила учёта: обязательный комментарий и закрытые периоды

Выставили клиенту счёт за прошлый месяц? Админ может сделать так, чтобы его уже никто не поменял. В Настройки → Правила учёта:

• У каждой записи должен быть комментарий — запись без него не сохранится, а таймер остановится, только когда комментарий написан.
• Закрыть записи по дату — записи за эти дни нельзя добавить, изменить, удалить или восстановить.
• Закрыть субботу и воскресенье — то же для выходных.

Правила действуют для всех, админов тоже, и везде: в карточке, таймере, отчётах, Истории, ИИ-ассистенте и импорте. Закрытые записи в карточке отмечены замком. Импорт пропускает строки, нарушающие правило, и пишет причину в предпросмотре; ассистент предупреждает ещё до предпросмотра. Таймер, который уже шёл, останавливается с сохранением времени.

Чтобы поправить закрытый день, админ сдвигает дату закрытия назад, исправляет запись и закрывает снова. Каждое изменение правил видно в Истории. Какой день у записи, решает часовой пояс, выбранный в правилах (по умолчанию — пояс админа). Правила принадлежат рабочему пространству; на доске без пространства — доске, и задают их её админы.

Доступ к Trello

Tacto один раз просит у каждого доступ к Trello. Учёт работает и без него — Trello сам сообщает Tacto, кто на доске. Доступ держит актуальным состав рабочего пространства, сразу подтягивает новые карточки и позволяет ИИ-ассистенту создавать, перемещать и переименовывать карточки. Отключить доступ можно в Настройки → ИИ-ассистент → Доступ к Trello.

Безопасность

• Весь трафик идёт по HTTPS.
• Токены Trello хранятся в зашифрованном виде.
• API-ключи хранятся только как хэш и показываются один раз — при создании.
• Tacto ничего не пишет в описания и комментарии карточек.

Удаление личных данных

Откройте Настройки → Мои данные → Удалить личные настройки… или меню Power-Up'а в Trello → Удалить личные настройки. Tacto перечислит, что будет стёрто, — доступ к Trello, API-ключи, запущенные таймеры, личные оценки и фильтры, имя и аватар, — и попросит ввести слово «удалить» для подтверждения.

Записи времени остаются у команды, но больше не несут вашего имени. Также можно написать на [email protected], чтобы удалить, выгрузить или исправить ваши данные.

Подробности — в Политике конфиденциальности.