Финансы: клиенты, ставки и счета
Для команд, которые выставляют клиентам счета по часам. Админ заводит клиентов и ставки, Tacto считает сумму каждой записи и собирает счёт. Всё это — на одной вкладке Отчёты → Финансы. Сотрудники суммы не видят.
Клиенты и доски
Клиент — группа досок вашего рабочего пространства Trello. Клиентов заводят в Финансы → Клиенты: название, валюта, по желанию почта, адрес, ИНН или Tax ID и заметка — реквизиты попадут в счёт. Галочка Новые записи на его досках оплачиваемые задаёт, с чем начинается каждая новая запись.
В разделе Доски каждой доске выбирают клиента и способ оплаты. Время на досках без клиента попадает в «Без клиента».
- Почасовая (по умолчанию) — часы × ставка.
- Фиксированная цена — клиент платит цену проекта; рядом с ней Tacto показывает, сколько часов на доску ушло за всё время.
- Не оплачивается — внутренние доски вроде «Найма» или «Отпусков»: всё время на них неоплачиваемое.
Поле Новые записи у доски — «Как у клиента», «Оплачиваемые» или «Неоплачиваемые» — переопределяет настройку клиента для этой доски.
Клиента, на досках которого есть время, удалить нельзя — его отправляют в архив, чтобы прошлые отчёты не изменились; из архива его можно вернуть.
Оплачиваемое время
Каждая запись оплачиваемая или нет. Новая берёт значение доски (или её клиента). Это галочка «Оплачиваемая запись» в полной форме записи («Подробнее…» в карточке) — при добавлении и при правке. Галочка появляется, только когда в пространстве заведены клиенты или ставки, и только у того, у кого на этой доске есть ставка. Админ может разрешить менять признак только админам: Финансы → Настройки. Попросить ассистента записать время неоплачиваемым может любой участник пространства, если админ не оставил этот признак только админам.
Ставки
Ставка — сколько час работы стоит клиенту. Её задают в Финансы → Ставки: всему пространству по умолчанию, отдельному человеку, клиенту, человеку у клиента, доске или человеку на доске.
Для оплачиваемой записи Tacto берёт самую точную ставку из найденных: человек на этой доске → доска → человек у этого клиента → клиент → человек → ставка пространства по умолчанию.
У каждой ставки есть дата начала: «с сегодня», «с начала месяца», «с даты…» или «на всё время». Новая ставка действует с выбранной даты и дальше: более поздние периоды она заменяет, а «на всё время» заменяет всю историю. Перед сохранением Tacto показывает, как изменение сдвинет суммы и какие периоды оно заменит. Чтобы исправить сумму одного периода, не трогая остальные, откройте История ставки и нажмите Изменить у этого периода. Ставка выбирается по дате записи в поясе её автора.
Клиент может работать в своей валюте. Его ставки (и ставки его досок) задаются в ней; личные ставки и ставки пространства в валюте пространства к нему не применяются, и такое время показывается «без ставки», а не считается по нулю. Итоги в разных валютах показываются раздельно и никогда не складываются.
Вкладка «Финансы»
Отчёты → Финансы видят только админы пространства. Раздел Обзор показывает за период и с фильтрами сверху сумму к оплате, неоплачиваемые часы и часы без ставки, разрез по клиентам, доскам, участникам или карточкам и доски с фиксированной ценой. Рядом — разделы Клиенты, Доски, Ставки и Настройки (валюта пространства и кто меняет признак «оплачиваемо»).
Суммы есть и в Аналитике (с разрезом «Клиент» и отбором «оплачиваемо»), и столбцами в Экспорте: Клиент и Оплачиваемо видны всем, Ставка, Сумма и Валюта — только админу.
Счета
В обзоре вкладки «Финансы» нажмите Счёт, выберите клиента и период, группировку строк (по карточкам, участникам или доскам), при необходимости укажите номер и дату счёта, налог в процентах и его название — сверху суммы или в том числе — и примечание с реквизитами, сроком оплаты или номером договора. Затем Собрать счёт и скачайте PDF.
Счёт собирается из тех же сумм, что и отчёт, поэтому они совпадают до копейки. Если что-то в счёт не вошло — время без ставки, часы на досках с фиксированной ценой или неоплачиваемое время, — Tacto напишет об этом под счётом.
ИИ-ассистент
Админ может спросить ассистента «сколько мы выставили Апрель-Мед за октябрь?» — инструмент money читает суммы к оплате. Ставки и клиентов меняют на вкладке «Финансы», а не через ассистента. Записать время неоплачиваемым может попросить любой участник пространства — с той же оговоркой про Финансы → Настройки.
Кто видит суммы
- Админы видят и меняют всё: клиентов, ставки и суммы.
- Сотрудники видят название клиента доски и оплачиваемые ли их записи.
- Гости не видят ничего из этого.
Ставки — цены компании для клиента: они остаются, даже если человек удалит личные настройки, чтобы прошлые счета сходились. Подробнее — в политике конфиденциальности.